Hoe verstuur ik een e-mail?

Wat heb je nodig? 

• Lees- en wijzigrechten tot de module Communicatie
• Leesrechten tot de module Personen (indien je vanuit 'Personen' > 'Leden' een selectie van de ontvangers wil maken)

In LISA X kun je zowel naar een individueel lid als naar een geselecteerde groep personen een mail sturen. Het proces om te komen tot een mail is in vier delen te onderscheiden:

1. Bepalen wie de geadresseerde is/zijn
2. Inhoudelijk van de mail maken
3. Afzendadres bepalen
4. Vervolgacties

Dit hulpartikel kent per onderdeel een hoofdstuk.

 

1. Geadresseerden bepalen: Aan wie ga je een mail sturen

1.1. Een mail aan 1 persoon versturen

Wanneer je een individuele persoon een mail wil versturen, zoek je de persoon zijn persoonskaart op. Gebruik het zoekbalkje bovenin je LISA X scherm (dat zit er altijd):

Als je de persoon hebt gevonden, zie je op de Persoonskaart een icoontje in het donkere vakje bovenaan het linkerdeel van het scherm:

Als je op deze knop drukt, opent het scherm zich waar je de vervolgstappen kunt doen. Zie daarvoor hoofdstuk 2.

1.2. Een 'bulk' mail versturen

Om een mail aan een (groot) deel van de leden en vrijwilligers te sturen, kun je op de volgende plaatsen in LISA X de geadresseerden selecteren:

1. Ga naar 'Personen' > 'Leden'.
2. Voor de dienstenplanning mail je via 'Dienstenplanning' > 'Lijst'.
3. Voor als je per team wil mailen naar bijvoorbeeld de Spelers en/of de coach, manager, aanvoerder, etc. via 'Teams' > 'Teams'. Let op: de ledenlijst bij 'Personen' > 'Leden' biedt je exact dezelfde mogelijkheden.
4. Voor de scheidsrechters via 'Arbitrage' > 'Lijst'. Let op: eigenlijk schiet je gelijk naar de ledenlijst van 'Personen' > 'Leden' waarin een filter is opgenomen.
5. Voor de sponsors via 'Sponsors' > 'Lijst'.

De schermen zijn verschillend, de werking is overal nagenoeg hetzelfde.

1. Maak een filter waarbij je de personen die je wil mailen in een lijst krijgt. Klik HIER voor het hulpartikel dat beschrijft hoe je zo'n filter maakt. Let op: voor de dienstenplanner werkt het filteren net even anders.
2. Selecteer de personen die de mail moeten krijgen uit de lijst via de tickboxjes aan de rechterkant. Als je de hele lijst in één keer wil selecteren (of deselecteren), kies je het bovenste tickboxje. Je kunt uiteindelijk per individu aangeven of hij/zij wel of niet de mail moet gaan ontvangen. Let op: er moet minimaal één persoon geselecteerd zijn om de volgende stap te kunnen doen.
   
3. Kies in de 'actiebalk' voor "Verstuur e-mail". 

Hierna opent een pop-up waarin je ofwel ter bevestiging iets wordt gevraagd of er worden je een paar additionele (op het scherm waarin je aan het selecteren was van toepassing zijnde) keuzes voorgelegd. Beantwoord die en druk op de groene knop (meestal staat er "Nieuw concept aanmaken"). 

Dan kom je in een volgend scherm terecht waar je aan de rechterkant de geadresseerden nog zou kunnen finetunen. Via het prullenbakje verwijder je iemand uit de lijst, via de knop "Voeg toe" kun je extra personen toevoegen.

Als je op voeg toe drukt, opent een nieuw scherm. Dat scherm biedt meerdere mogelijkheden dan je nodig hebt, gebruik alleen het deel om een enkele ontvanger toe te voegen (waarvan je de naam weet):

In het zoekvakje type je (een deel van) de naam van de persoon die je wil toevoegen. Daarna vink je de gevonden persoon aan in het tickboxje achter zijn of haar naam. Dat kun je eventueel herhalen voor een tweede, derde, ....  persoon. Daarna druk je op "Kies" waarna je naar het vorige scherm terug springt en je de toegevoegde personen rechts in de lijst ziet staan.

Nu heb je de ontvangers geselecteerd en kun je door naar de inhoud van de mail.

 

2. De inhoud van de mail opzetten

 

Om de mail inhoudelijk vorm te geven, zijn er 4 delen van het scherm die aandacht vragen:

• Template
• Onderwerp
• Bericht
• Bijlagen

 

2.1. De E-mail template

 

Via de drop down in de e-mail template kun je een bestaande template selecteren. Als je dat doet, worden direct zowel het Onderwerp als het Bericht van de template overgenomen. Die kun je hier nu aanpassen. Uiteindelijk bepaald wat je in dit scherm invult wat er uiteindelijk verstuurd gaat worden.

Een bijlage kan niet in het template worden opgevoerd, die zal er dus altijd hier bijgevoegd moeten worden (indien nodig). 

 

2.2. Het onderwerp

 

Hier vul je het onderwerp van de mail in. Als je met een template werkt, kun je hetgeen de template heeft opgeleverd ook aanpassen.

 

2.3. Bericht

 

Hier plaats je de tekst van je bericht. Als de template een tekst heeft opgeleverd, kun je die hier eventueel aanpassen. Houdt rekening met de volgende zaken:

• Plaats geen plaatjes in dit vak.
• Als je je tekst elders hebt voorbereid (Word) kan het zijn dat er onderliggende codes mee komen die je bericht onleesbaar maken. Handigste is echt om het bericht hier te typen.

 

In het blauw tref je net onder het onderwerp van de mail de variabelen aan. Die kun je in je tekst gebruiken. Zet de cursor op een plek waar je een variabele wil en druk met je muis op de blauwe variabele die je wilt invoegen. Variabelen kunnen gebruikt worden om bepaalde plekken in uw mail automatisch te vullen met de gegevens van het lid. Op die manier maak je bulkmails persoonlijk en geef je op het lid toegespitste informatie door. 

 

2.4. Bijlages

 

Hier voeg je eventuele bijlages in. Let op dat er een bijlage maximaal 3,5 MB groot mag zijn!

 

3. Het afzendadres inregelen

 

Het is belangrijker om het afzendadres correct te vullen dan je mogelijk zou veronderstellen. Bedenk maar eens dat als de ontvangers een 'reply' doen op de ontvangen mail deze wordt verzonden naar het adres waar de oorspronkelijke mail vandaan kwam.

 

Het afzendadres organiseer je in de bovenste regel van het scherm waarin je ook de inhoud van de mail hebt geregeld: 

Het instellen van het afzendadres kent 3 stappen:

1. Als het scherm opent staat er het default mailadres dat voor jouw vereniging is ingeregeld via Communicatie->Instellingen:
2. In de template kan ook een Afzendadres zijn opgenomen. Als je een template selecteert wordt het default afzendadres overschreven door het afzendadres dat in de template is opgenomen. Dat gaat verder vanzelf nadat je op "Toepassen" hebt gedrukt om de template te gaan gebruiken.
3. Aan elk Gebruikersaccount kunnen mailadressen worden gekoppeld. Via de knop "Verander de afzender" krijg je als Gebruiker die mailadressen in een dropdown aangeboden en kun je er één van kiezen.

 

Je ziet ook nog een tweetal andere knoppen:

• Standaard instellen: niet gebruiken!
• Set custom: Geeft de mogelijkheid om een 'custom' afzendadres te vullen die dus niet wordt beheert via LISA X. Wees hier voorzichtig mee, een typefout is snel gemaakt en kan in dit geval raar uitpakken.

 

4. Vervolgacties

 

Nadat is ingeregeld als wie aan wie en wat je wilt gaan mailen, kun je bepalen wat je met de mail gaat doen. Dat regel je in het vak net onder de tekst, hier in de rode rechthoek:

Zichtbaar voor

Hier geef je aan wie de e-mail mag zien in de beheersomgeving

• Alle gebruikers in de beheersomgeving --> alle gebruikers in de beheersomgeving van LISA (en rechten tot de desbetreffende module) kunnen de mail zien
• Alleen met toegang tot het e-mailadres in de beheersomgeving --> alleen gebruikers welke het afzendadres van deze e-mail gekoppeld hebben aan hun LISA gebruikers account (instellingen - Gebruikers - E-mailadres per gebruiker) kunnen deze e-mail zien

Indien iemand geen rechten heeft de e-mail te mogen zien zal de titel verborgen worden en is de inhoud van de mail niet in te zien

Stuur naar

Hier stel je vast naar welk mailadres van de geadresseerden de mail zal worden verstuurd. Het primaire mailadres is het bovenste mailadres bij de contactgegevens op de Persoonskaart. Veelal zal dit volstaan.

 

Op de tweede regel zie je de volgende acties:

• Stuur proefmail: Vul één of meer mailadres(sen) in bij 'Ontvanger(s) proefmail' (rode pijl) en via een druk op deze knop wordt een proefmail gestuurd naar die mailadressen. Let op: eventuele variabelen zijn in de proefmail nog altijd variabelen. Het is niet mogelijk werkelijke data te krijgen.
• Verwijderen: Staat er alleen als het een concept is dat je hebt geopend om verder te werken. Via deze knop sluit je de bewerking en verwijder je de mail ook direct als concept.
• Annuleren: Als je de bewerking wil staken zonder op te slaan, kies je voor Annuleren. Was je aan een concept aan het verder werken, dan is dat concept er nog altijd in de staat waarin het was toen je het ophaalde om te gaan bewerken.
• Versturen: Je stuurt de mail weg zoals die is ingeregeld.
• Opslaan als concept: Je slaat de mail op als concept. Deze is daarna terug te vinden via Communicatie->E-mail versturen. Ook wordt het aangeboden als je via de Ledenlijst een selectie van leden maakt en kiest voor E-mail versturen. Als je daar kiest voor een bestaand concept wordt in dat concept de bestaande lijst geadresseerden vervangen (dus niet aangevuld!) door de selectie die je daar op dat moment hebt gemaakt.

 

5. Tot slot

 

LISA X ontdubbelt mails. Dus als een in een gezin meerdere leden zijn die hetzelfde (primaire) e-mailadres hebben, zal deze maar één keer verstuurd worden.

MAAR....als er variabelen zijn gebruikt, gaat dit niet op. Dan is de mail persoonlijk en dus wordt de mail per lid verstuurd. Dat is ook niet anders te organiseren.

Een voorbeeld is een mail naar alle leden om de ALV aan te kondigen. Als je die begint met 'Beste ##VOORNAAM##' wordt de mail per lid afzonderlijk gestuurd. Als je begint met 'Beste leden van de leukste hockeyvereniging van Nederland' (en er worden verder geen variabelen gebruikt), dan wordt de mail ontdubbeld en maar één keer naar elk mailadres verstuurd (ook al staan er meedere leden met hetzelfde mailadres in de verzendlijst).