Opschonen van de labels

Labels helpen je leden te groeperen. Doordat je ze kunt groeperen kun je ze eenvoudig terug vinden. Zo kun je ze eenvoudig een mail sturen of uitnodigen voor een evenement.

Door de migratie zijn er een heel aantal labels voor je aangemaakt en gekoppeld aan leden en vrijwilligers.  Dat is gedaan op basis van bepaalde instellingen in de administratie in het 'oude' Lisa (Lisa 2). Omdat elke vereniging die administratie toch op een eigen manier had ingericht en de migratie voor alle verenigingen hetzelfde is, is ook de toekenning van labels voor elke vereniging anders. Daarom gaat de migratie ook ruimhartig om met het toekennen van labels en is de vraag of alle labels voor jouw vereniging wel terecht zijn opgevoerd. Dit item helpt je de door de migratie toegekende labels te op te schonen. In welke mate dat nodig is, hangt heel erg af van de manier waarop de administratie in Lisa 2 is gevoerd.

LET OP: Je kunt de labels pas volgens dit helpitem gaan opschonen, nadat je het organogram hebt geschoond. Als je dat nog niet gedaan hebt, vindt je hier het helpitem dat je daarbij helpt.

De labels

Een overzicht van de labels vind je via "Instellingen->Labels. Het zou er zo uit kunnen zien :

Je ziet dat we de Labels die je via de migratie hebt gekregen allemaal grijs hebben gekleurd. Zo weet je altijd dat dat de achtergrond is.

De aanpak

Het advies is om één voor één te kijken wie welk label heeft gekregen, waarom dat label is toegekend en op basis daarvan de vervolgactie te bepalen. Dat kan (afhankelijk van het aantal labels dat je van ons hebt 'gekregen') best een tijdrovend klusje zijn. Maar je zult zien dat dat ook per label dat je beetpakt heel erg kan verschillen. Dus als je met het eerste label heel lang bezig bent, geef de moed dan vooral niet op!

Wie heeft welk label

Je wilt natuurlijk weten wie welk label heeft gekregen. Om daar achter te komen ga je naar Personen->Leden. Vervolgens haal je alle filter regels die standaard naar voren komen ("Actieve bondsleden") weg. Daarna kies je een nieuwe filterregel en uit de drop down kies je 'Label'. Een tweede drop down opent en daar zie je al jullie labels in staan. Kies de eerste en daarna voor "Filter toevoegen". Na enkele seconden verschijnt de lijst met de leden/vrijwilligers die het gekozen label toegekend hebben gekregen.

Onderzoek

Nu is het zaak te weten te komen waarom de leden in de lijst die je hebt gegenereerd dit label hebben gekregen en of dat wenselijk is. Mogelijk dat de lijst namen al wat herkenning oproept. Maar je kunt de boel ook nader gaan onderzoeken. Als je de CTRL-toets ingedrukt houdt en je klikt op de naam van een lid opent in een nieuwe tab de Persoonskaart van dit lid. Mogelijk dat de informatie op de Persoonskaart duidelijk maakt waarom het label is toegekend.

Welke uitkomsten kunnen er zijn

Dit is het moeilijkste deel van de beschrijving. Uiteindelijk bepaal je als vereniging zelf hoe je je administratie voert. Labels zouden je daarbij moeten helpen. Tegelijk is het hanteren van label ook weer een administratief dingetje. Het nu goed zetten is een mooi begin, maar het moet wel goed blijven. Let daarom op dat je kritisch bent op elk label. Via een aantal voorbeelden proberen we toch aan te geven wat je tegen zou kunnen komen.

A. De lijst leden/vrijwilligers die dit Label hebben is correct en het is wenselijk dat ze via dit Label herkenbaar blijven

• Dit is natuurlijk het mooiste en meest wenselijke resultaat van het onderzoek dat je deed. Een voorbeeld waarbij dit waarschijnlijk ook bij jouw vereniging van toepassing is, is bij het label "Ereleden". Daarvoor is in Lisa 2 een aparte plek om het op te slaan, daarop zijn niet zoveel mutaties en de meeste verenigingen hebben dit daar wel correct geadministreerd.
• Als je dit voor een label constateert zou je de kleur van het label kunnen veranderen. Daarmee wordt het label herkenbaarder én is duidelijk dat het na migratie gecontroleerd is en goed staat. Ga naar Instellingen->Labels, klik op het label en in de pop-up kun je de kleur van het label wijzigen. Wel zaak om vanaf nu de administratie op dit label nauwkeurig te doen.

B. Er is geen enkel lid/vrijwilliger aan de selectie gekoppeld:

• Dat kan en komt waarschijnlijk omdat in het migratieproces iets uit het verleden is gevonden. Als de selectie goed gemaakt is en er wordt niemand geselecteerd, dan is er ook niemand die actueel dit label heeft.
• Ga naar Instellingen->Labels en verwijder het label via het Prullenbakje.

C. De leden/vrijwilligers in de selectie zijn ook al op een andere manier 'herkenbaar'

• Dit komt vaak voor als de leden zowel via een rol als via een label voor dezelfde vrijwilligerstaak zijn gekenmerkt. Vaak met een net iets andere benaming. Zie dit voorbeeld:

Maar ook de labels die ontstaan zijn uit de verschillende Ledengroepen in Lisa 2 behoren tot deze categorie. 

• Belangrijk is om je te realiseren dat als je dit bij de eerste 3 leden die je controleert zo tegenkomt, dit niet hoeft te betekenen dat voor alle via het label geselecteerde leden/vrijwilligers geldt dat ze ook op een andere manier zijn gekenmerkt (in dit voorbeeld: niet iedereen met het label "Barco" hoeft ook de rol "Barcommissaris" te hebben. Als het lijstje kort is kun je dit één voor één checken. Is het een langer lijstje, dan zou je via een tweede tab een selectie kunnen maken op basis van de andere vastlegging (in het geval van het voorbeeld op rol=barcommissaris). Vervolgens kun je beide lijsten met elkaar vergelijken.
• Als het label 'overbodig' is, kun je dit het beste verwijderen. Dat doe je door in de selectie die je gemaakt hebt de leden/vrijwilligers aan te vinken voor wie je het label wil verwijderen. Daarna kies je voor "Label/Rol verwijderen", in de pop-up kies je voor "Label" en vervolgens in de drop-down voor het label dat verwijderd moet worden. Als je voor iedereen het label hebt verwijderd, kun je daarna via Instellingen->Labels ook het label verwijderen via het prullenbakje.

D. Het label duidt op een actie die uitgevoerd moet worden

• Een voorbeeld van deze 'smaak' is "Adres niet correct". Meestal is voor deze leden geen adres vastgelegd. Dit kun je naar eigen believen corrigeren of niet. Ook kun je zelf bepalen of je na het wel of niet corrigeren het label wel of niet verwijderd (advies is om dat in elk geval wel te doen als je een correctie hebt uitgevoerd.