Het organogram vind je via in LISA X via “Instellingen->Organogram”. Nadat jouw vereniging is gemigreerd, verdient het organogram wat aandacht. Dat komt omdat we daar vanuit Lisa 2 een tweetal zaken in hebben ‘gestopt’:
- De Bondsrollen "KNH functies"
- De inrichting van de organisatie (Via "Organisatie-Beheer")
Daardoor zijn een heel aantal rollen en functionarissen dubbel opgevoerd. Daarnaast heeft bij de migratie elke functionaris zijn eigen rol gekregen. Ook als er meerdere functionaris dezelfde rol hadden (bijvoorbeeld Commissielid), is toch voor elke functionaris een rol aangemaakt. Ook daar moet ontdubbeld worden.
Laatste is dat het goed is te controleren welke functionaris wel en welke niet zichtbaar is en moet zijn op verschillende plaatsen.
Samengevat is er dus aandacht nodig op 3 fronten:
- Zekerstellen van de Bondsrollen
- Ontdubbelen van dubbele rollen
- Zichtbaarheid van de functionarissen controleren
In dit help-item volgt nu per aandachtspunt een ‘hoofdstuk’. Die kunnen afzonderlijk van elkaar gezien worden, maar veel acties kunnen gecombineerd worden.
1. Zeker stellen van de bondsrollen
Na de migratie zie je in het eerste (bovenste) deel van het Organogram alle Bondsrollen. Die hebben geen “Categorie”. Daardoor komen deze rollen en functionarissen niet op de website terecht. De met Bondsrollen gekenmerkte rollen worden met de KNHB uitgewisseld. Dat zorgt er voor dat de KNHB gericht kan communiceren.
Het tweede deel is een vertaling van je Organisatie zoals dat in Lisa 2 vast lag. Via dit hoofdstuk leer je hoe je die twee delen samenvoegt tot één deel zodat enerzijds de KNHB geïnformeerd blijft en je anderzijds de gelegenheid hebt je organisatie via de website beschikbaar te maken.
De manier waarop je dat per rol doet, laten we hier zien op basis van de Secretaris. Die komt bij onze voorbeeldvereniging op 2 plekken voor in het Organogram. De eerste plek is onder het hoofdstuk “Zonder Categorie” (geel gearceerd). Daar staat de Secretaris die gekoppeld is aan een Bondsrol:
De tweede plek is in onze vereniging onder het “Dagelijks bestuur”(bij veel verenigingen zal dit gewoon bij “Bestuur” zijn):
Stap 1: Rol met bondskoppeling verplaatsen in organogram
De bondsrol “Secretaris” moet onder “Dagelijks bestuur” terecht komen. Om dat te doen ga je in het organogram naar de “Secretaris-rol” waar de bondsrol aangekoppeld is (eerste plaatje) en klik op de “Rol”. Dan opent het volgende scherm:
Hier kun je meerdere zaken regelen. Het gaat ons er nu echter even enkel om om deze rol naar de juiste plaats in het organogram te krijgen. Daartoe klik je de drop-down van “Categorie” open. Dan vindt je alle categorieën. Dat zullen veelal de commissies en besturen zijn van de vereniging. Zoek de juiste categorie op en selecteer deze (in ons voorbeeld “Dagelijks bestuur”). Daarna kies je voor “Opslaan”.
Stap 2: Rol op persoonskaart ontdubbelen
In het organogram staat de Secretaris rol nu dubbel, maar dat is ook het geval op de Persoonskaart van de Secretaris zelf. Eén keer met en één keer zonder Bondsrol. Dat is er één te veel en moet dus worden gecorrigeerd. Dat doen we via de Persoonskaart van de secretaris.
Ga daartoe naar de Persoonskaart (ook wel Lidkaart genoemd) van de Secretaris (klik op de naam in het organogram), dan zul je op de “Persoon-tab” zijn in het blokje “Rollen” dat deze persoon 2 keer de rol Secretatis heeft:
Om historische informatie te blijven vasthouden, is het verstandig om nu eerst de startdatum van de niet-bondsrol Secretaris (de bovenste in het plaatje) te gebruiken om aan te passen aan de Bodnsrol Secretaris. De startdatum kun je wijzigen door de Penningmeesterrol met Bondskoppeling open te klikken. In het sub-scherm dat verschijnt pas je de datum aan en kies je voor “Opslaan”: 
Daarna verwijder je op de Persoonskaart van de Secretaris de secretaris-rol zonder bondskoppeling (in ons voorbeeld dus de bovenste).
Stap 3: Verwijderen van de rol
De laatste stap is dat de rol Secretaris uit het overzicht van Clubrollen wordt verwijderd. Dat is dus de rol waar geen bondskoppeling aan zit:
In het geel gearceerd zie je een 0 staan. Dat betekent dat er 0 personen aan de rol gekoppeld zijn. Daardoor kun je de rol nu veilig verwijderen via het prullenbakje aan de rechterkant op die regel. Overigens hoef je niet bang te zijn dat je een rol met bondskoppeling verwijderd. Die komen in deze lijst niet voor en zijn ook niet te verwijderen.
Ga voor alle rollen met Bondskoppelingen na waar ze in het ogranogram horen. Het kan zijn dat jouw vereniging bepaalde rollen met bondskoppelingen helemaal niet heeft ingevuld. Dan zit er dus aan de rol geen persoon gekoppeld. Die rollen blijven uiteindelijk bovenin het organogram aanwezig.
Je kunt controleren dat je klaar bent met dit deel van de schoning wanneer er geen bondsrollen zijn waar nog een persoon aan gekoppeld zit. Hoewel ook dat niet helemaal zo hoeft te zijn, want het zou kunnen dat je richting de bond wel wil laten weten wie op een bepaald vlak binnen je vereniging het aanspreekpunt is zonder dat je die in het Ogranogram verder voor wil laten komen.
2. Ontdubbelen van dubbele rollen
Het volgende voorbeeld geeft aan dat er een Evenementen commissie is met 1 voorzitter en 2 leden. Daarnaast is er ruimte voor nog 4 leden, maar daar is in dit voorbeeld geen persoon aan gekoppeld.
In dit hoofdstuk staat beschreven hoe we komen tot een situatie waarbij er één rol Commissielid is (voor deze commissie) waaraan we dan 2 personen gekoppeld hebben. Hoewel deze ontdubbeling niet strikt noodzakelijk is, maakt het de organisatie van de vereniging wel beter zichtbaar.
We gaan de Commissieleden ontdubbelen via een paar eenvoudige stappen:
1. Ga naar de Persoonskaart het bovenste Commissielid. Houdt de CTRL-toets ingedrukt en klik op de naam van de persoon in die regel om te zorgen dat deze Persoonskaart zich in een nieuwe tabblad opent.
2. Check onder ‘Rollen’ op deze Persoonskaart de startdatum waarop de rol werd aangevangen vanaf wanneer hij/zij deze rol vervult. In het voorbeeld vonden wij 8 september 2016. Bewaar deze datum, je hebt hem later nodig.
3. Verwijder nu deze rol van de Persoonskaart. Dat kan via het prullenbakje aan de rechterkant.
4. Laat het tabblad van de persoon om wie het gaat zekerheidshalve nog even openstaan en keer terug naar het organogram (staat nog open in het andere tabblad!)
5. Ga nu naar het onderste commissielid (waar een persoon aan staat gekoppeld). Druk op die regel aan de rechterkant op het groene plusje. Er opent zich een nieuw scherm:
6. Vul dit scherm als volgt in:
• Selecteer bij “Persoon” de persoon die je in stap 2 hebt verwijderd.
• Geef bij “Ingangsdatum” de bij stap 2 gevonden datum in.
• Laat “Einddatum” leeg. Dat betekent dat de rol nog altijd actief is.
• Je kunt ook de zichtbaarheid direct aanpassen als je dat wenst (zie laatste hoofdstuk)
• Kies “Opslaan”
7. Je zult nu in het organogram zien dat er twee personen aan dezelfde rol zitten gekoppeld. Ons voorbeeld houdt nu op, maar het was goed mogelijk geweest dat er meer commissieleden aan een persoon waren gekoppeld. Door de stappen 1 tot en met 6 te herhalen, zorg je er voor dat al die personen aan één en dezelfde rol worden gekoppeld.
8. Nadat alle personen aan één en dezelfde rol zijn gekoppeld, ga je via “Instellingen->Clubrollen” naar het overzicht waar alle clubrollen staan.
9. In de lijst van ‘Rollen’ tref je ergens (bij elkaar) de commissierollen behorend bij deze categorie (commissie of bestuur) aan. Per rol staat het aantal toewijzingen vermeld (geel gearceerd):
10. Alle rollen waarvan het aantal toewijzingen 0 is, kun je nu verwijderen via het prullenbakje aan de rechterkant op elke regel.
11. Hierdoor is het overzicht Clubrollen een stuk opgeknapt. Maar ook het organogram is nu een stuk overzichtelijker geworden. De Evenementencommissie ziet er nu als volgt uit:
3. Zichtbaarheid van de functionarissen controleren
Het wel of niet zichtbaar laten zijn van de functionaris en diens rol op de website kun je als geautoriseerd gebruiker bepalen per persoon. Zo heb je de mogelijkheid om het ene commissielid wel en het andere niet op de site zichtbaar te maken. Maar ook kun je er voor kiezen om een persoon die twee rollen vervult voor de ene rol wel en voor de andere niet zichtbaar te maken.
Omdat we willen voorkomen dat na de migratie het organogram ongecontroleerd op de website terecht komt hebben we twee maatregelen genomen:
- Het widget dat het ogranogram toont is van de site weggehaald.
- Alle functionarissen zijn ingeregeld als NIET zichtbaar.
De eerste stap is het Widget weer terugbrengen op de website. Je zult daarna een leef organogram zien. Gebruik DIT HELPITEM om die zichtbaarheid naar wens aan te passen. Let op: er zit enige tijd tussen de aanpassing in LISA X en het moment dat het op de website zichtbaar wordt.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.