Communicatie - E-mail versturen

Via Communicatie - E-mail versturen kun je o.a. zien welke concepten er klaar staan en welke mails er in het verleden verzonden zijn.

1. Concepten: hier zie je alle mails die als concepten klaarstaan.
2. E-mail versturen: hier zie je alle mails staan die in het verleden verzonden zijn naar leden.
3. Voeg toe: als je hierop klikt kom je in het volgende scherm, waarin je een e-mail kan aanmaken:

• A. Afzendadres: hier kun je instellen vanuit welk mailadres de mail wordt verstuurd. Jullie kunnen alleen vanuit jullie eigen domein mailen als dat is ingesteld via 'Communicatie' > 'Instellingen > 'E-mail domein'. Daarnaast kun je ook alleen een afzender kiezen waarvan is ingesteld dat jij deze ook als afzender mag gebruiken in LISA. Dit wordt ingesteld door een beheerder via 'Instellingen' > 'Gebruikersbeheer' > 'E-mailadressen te gebruiken' en deze moeten vervolgens nog aan de desbetreffende gebruikers gekoppeld worden. 
• B. E-mailtemplate:  als je een standaard-tekst of een bepaalde lay-out wil hergebruiken, dan kun je dit realiseren door dit in een template te verwerken. Templates maak je aan via 'Communicatie' > 'Templates'. Deze templates kun je vervolgens selecteren tijdens het opstellen van een mail, zodat de template al automatisch in de mail komt te staan. Deze template kan je bij dit veld selecteren.
• C. Onderwerp: dit is het onderwerp van de mail die wordt gestuurd. Kies een onderwerp die in een paar woorden de aandacht trekt.
• D. Variabelen van template: hier staan de variabelen die je bij deze specifieke mail kan gebruiken. Elders in het systeem kunnen andere variabelen gekozen worden. Als je in dit rijtje niet de variabele ziet staan waar je naar op zoek bent, heeft het geen zin om deze variabele toch in de tekst van je mail te zetten. Variabelen worden door het systeem herkend en vervangen voor gegevens. Als je hier bijvoorbeeld op 'voornaam' klikt, dan komt de tekst ##VOORNAAM## in de mail te staan. Alle leden die de mail ontvangen zullen op die plek dus hun eigen voornaam zien staan, zodat de mail persoonlijker gemaakt kan worden.
• E. Ontvanger(s) proefmail: als je de mail naar een aantal mensen wil versturen om te testen voordat je deze direct naar alle leden verstuurt, kun je hun mailadres(sen) hier invoeren. Als je verder alle velden hebt ingevuld kun je vervolgens klikken op 'stuur proefmail' (onderdeel K).
• F. Bericht: schrijf hier het bericht van de e-mail zelf. Hier komt dus je tekst te staan.
• G. Zichtbaar voor: dit heeft betrekking op welke gebruikers in jullie omgeving mogen zien dat deze mail verstuurd is.
  
  • Alle gebruikers in de beheersomgeving: iedereen kan zien dat de mail verstuurd is. De mail wordt zichtbaar op de lidkaarten van leden onder het tabblad 'Communicatie' en bij 'Communicatie' > 'E-mail versturen' is de mail in het venster 'E-mail versturen' te zien.
  • Alleen met toegang tot het e-mailadres in de beheersomgeving: als deze instelling gekozen worden kunnen alleen de personen de mails zien met toestemming om met dat afzendadres te mailen. Dit is dus gelinkt aan wat is uitgelegd bij onderdeel A. Als de mail verzonden is vanuit info@hockey.nl, dan kunnen alleen de personen met toegang tot info@hockey.nl de mails zien die vanuit dat mailadres verzonden zijn. Dit is een extra beveiliging om te kunnen beheren wie bepaalde gegevens mogen zien en wie niet.
• H. Stuur naar: hier selecteer je welk mailadres van de ontvangers gebruikt wordt voor de mailing. Je kan kiezen voor het primaire mailadres, maar als het om een financiële kwestie gaat kan je hier ook kiezen voor het factuur mailadres.
• I. Bijlagen: hier kun je bijlagen aan de mail hangen. Je kan deze direct vanaf je computer uploaden of vanuit de bestandsbibliotheek halen ('Vereniging' > 'Mediatheek'). Als je een document rechtstreeks vanaf je computer upload kan je deze ook direct in de bestandsbibliotheek laten opstaan door de checkbox 'bewaar in bestandsbibliotheek'.
• J. Ontvanger(s): hier kun je selecteren aan welke leden de mail wordt verstuurd. Dit kan je ook doen via 'Personen' > 'Leden'. Als je op 'voeg toe' klikt krijg je het volgende scherm te zien:

1. Checkbox Selecteer alle leden met actief lidmaatschap: als je deze checkbox aanzet dan worden alle personen met een actief club- of bondslidmaatschap geselecteerd. Dit zijn in de regel dus alle hockeyende leden, ongeacht of zij wedstrijden spelen of alleen trainingslid zijn.
2. Clublidmaatschap: hier kun je specificeren welke leden met een specifiek lidmaatschap je wil mailen. Hier kan je dus bijvoorbeeld selecteren dat je alleen je jeugdleden wil mailen of juist alleen senioren.
3. Contactlabels: veel leden hebben een eigen mailadres in het systeem staan, maar vaak ook van ouders. Per mailadres kan middels een contactlabels aangegeven worden of het mailadres toebehoort aan het lid zelf of aan bijvoorbeeld zijn ouder/verzorger. Als je je mail alleen naar de ouders/verzorgers wil mailen, dan kan je hier dat contactlabel gebruiken.
4. Label: je kunt leden in groepen plaatsen d.m.v. labels. Labels kunnen aangemaakt worden via 'Instellingen' > 'Labels'. Deze ken je vervolgens toe aan leden. Je kan zo bijvoorbeeld aangeven welke leden allemaal een EHBO-diploma hebben. Als je alle leden met een EHBO-diploma wil mailen, dan kan je bij dit veld het EHBO-diploma label selecteren (dit label moet je dus wel eerst zelf nog aanmaken en koppelen aan je leden).
5. Alle leden: hier zie je een lijst met alle leden in jullie omgeving. Je kan hier zelf handmatig leden aanvinken, bijvoorbeeld als er specifieke leden zijn die je wil mailen die bijvoorbeeld niet binnen één filter passen.

• K. Stuur proefmail: als je bij onderdeel E ontvangers voor een proefmail hebt ingevuld, dien je na het opstellen van de mail te klikken op 'stuur proefmail'. De mail wordt dan alleen aan die mailadressen gestuurd, en nog niet aan andere ontvangers die je aan de mail hebt gekoppeld.
• L. Annuleren/Versturen: hier kun je op 'annuleren' klikken om je e-mail weg te gooien, en op 'versturen' klikken als je de mail wil versturen aan de ontvangers.
• M. Opslaan als concept: als je hierop klikt wordt de mail opgeslagen als concept en komt deze bij 'Communicatie' > 'E-mail versturen' te staan in het venster 'concepten', zoals bij onderdeel 1 beschreven.