Wat heb je nodig?
- Lees- en wijzigrechten tot de module 'Vereniging'
Seizoensovergang
Met de seizoensovergangmodule kun je eenvoudig in een paar stappen het huidige seizoen beëindigen, en beginnen met het voorbereiden van het nieuwe seizoen. Het is ook een handige manier om jullie systeem opgeruimd te houden, omdat je bij veel onderdelen kan aangeven of je lidmaatschappen/labels/producten wil meenemen naar het nieuwe seizoen, of wil verwijderen. In dit artikel leggen we je uit hoe je gebruik maakt van de module.
Teams voorbereiden
Allereerst kan je via de module 'Teams' > 'Teams' de teams aanvinken welke je volgend jaar ook wil gebruiken en daar de optie 'Teams kopiëren' selecteren.
In de volgende stap geef je aan wat je mee wilt nemen van de teams. Zorg er daarnaast voor dat je de teams op 'Niet publiceren' zet.
Zo is de basis van alle teams en spelers van dit seizoen, gekopieerd naar volgend seizoen. In het planbord (of via de teamkaart) zijn de wijzigingen te doen in de teams van volgend seizoen. Zorg er expliciet voor dat je het team van volgend seizoen aanpast.
Om de teamindeling kenbaar te maken, kan deze op 'Gepubliceerd' gezet worden. Vervolgens wordt in de mobiele app onder het tabblad 'Teams' de gepubliceerde teams getoond.
Als het een teamindeling van volgend seizoen betreft zal de app het als volgt tonen:
Meisjes O14-3 (2024-2025)
Als het om een team in het huidige (23-24) seizoen betreft:
Meisjes O14-3
Liever nog niet zichtbaar voor leden? Zet teams op dan op 'Niet publiceren'.
Seizoensovergang uitvoeren
Als je naar de module 'Vereniging' > 'Seizoensovergang' gaat, zie je vier onderdelen die uitgevoerd moeten worden om de gehele seizoensovergang goed te laten verlopen.
Deel 1: de lidmaatschappen
- Klik op 'Lidmaatschappen instellen'
- Het systeem laat nu alle huidige lidmaatschappen zien. Je kunt per lidmaatschap aangeven of je het lidmaatschap mee wilt kopiëren naar volgend seizoen, het al reeds is aangemaakt of dat je het niet mee wilt kopiëren. Ook zie je onderaan de pagina of er al lidmaatschappen aanwezig zijn in het nieuwe seizoen. Zodra je alle lidmaatschappen hebt doorlopen, druk je op de knop 'Volgende' onderaan de pagina.
- Nu zie je alle lidmaatschappen en de huidige prijzen. Als jullie ALTV al is geweest, kun je de nieuwe prijzen alvast invullen. Mocht dit niet het geval zijn, kun je de tarieven laten staan en na de ALTV aanpassen via de module 'Instellingen' > 'Lidmaatschappen'.
- De laatste stap van dit onderdeel is het overzicht. Hierin staan alle dingen die je in de vorige stappen hebt gedaan. Het systeem geeft aan wat er wel en niet wordt mee genomen naar het volgende seizoen en of er wijzigingen zijn aangebracht aan de lidmaatschappen.
- Heb je alles gecontroleerd? En staat het naar wens? Klik dan op de knop 'Stap 1 afronden'.
Deel 2: Lidmaatschappen toekennen
- Zodra je in Deel 1 op de knop 'Stap 1 afronden' hebt geklikt, wordt je automatisch doorgeleid naar deel 2. Je krijgt direct alle labels te zien die jullie in het huidige seizoen gebruiken. Alles is automatisch aangevinkt om mee te nemen naar het volgende seizoen. Zie je labels er tussen die jullie liever niet mee nemen naar volgend seizoen? Vink deze dan uit, dan zal het systeem deze niet mee nemen.
- Nu kun je de lidmaatschappen in bulk gaan toekennen. In onderstaande afbeelding staan cijfers verwerkt. Onder de foto zie je per cijfer de uitleg van het onderdeel.
- Zodra je alle lidmaatschappen goed hebt ingesteld, kun je onderaan op de knop 'Volgende stap' klikken.
- Mocht het systeem twijfelen over bepaalde leden die een lidmaatschap krijgen, zal dat in deze stap aangegeven worden. Klopt het wel? Kies weer het gewenste lidmaatschap. Klopt het toch niet? Kies dan het juiste gewenste lidmaatschap en ga door naar de volgende stap.
- Mocht je labels niet mee genomen hebben in stap 2.1 dan zal je hier het overzicht zien. In ons voorbeeld hebben wij alles mee genomen, dus krijg je deze melding. Ga gelijk door naar de volgende stap.
- Mochten er lidmaatschappen niet meegenomen worden naar het nieuwe seizoen en deze leden hebben nog geen nieuw lidmaatschap toegewezen gekregen, dan zal het systeem nu een overzicht van deze leden tonen. Moeten deze leden geen lidmaatschap krijgen? Selecteer dan 'Geen lidmaatschap'. Is dit niet het geval, selecteer dan het gewenste lidmaatschap.
- In onze test omgeving hebben wij op het moment niet meer leden met meerdere lidmaatschappen.
Mocht dit bij de vereniging wel het geval zijn, wordt dat in deze stap getoond. Je kunt nu kiezen om het lid maar 1 lidmaatschap te laten houden of wel beide lidmaatschappen te laten behouden. - Deel 2 van de seizoensovergang is nu zo goed als afgerond. In dit scherm krijg je nu een samenvatting wat we in de voorgaande stappen hebben doorlopen.
Je ziet bijvoorbeeld hoeveel personen er geen lidmaatschappen krijgen, hoeveel personen 1 lidmaatschap hebben en hoeveel personen meerdere lidmaatschappen hebben. Is alles naar wens? Klik dan op 'Stap 2 afronden'
Deel 3: Producten afsluiten en toekennen
We gaan nu verder met de producten voor volgend seizoen.
- Klik hiervoor op de knop 'Deel 3 producten afsluiten en toekennen'
- Je ziet nu een overzicht van alle producten van de vereniging + het aantal toekenningen. De producten staan automatisch aangevinkt om ze mee te nemen naar het volgende seizoen. Is dit niet gewenst? Dan kun je de checkbox achter het product uitvinken. Ook kun je aangeven of je wilt dat de producten voor alle leden worden beëindigd zodat iedereen weer met een schone lei begint in het nieuwe seizoen. Is dit gewenst? Vink dat de checkbox van het gewenste product aan wat beëindigd moet worden voor alle personen.
- In de vorige stap hebben we aangegeven dat het product nogmaals moet worden toegekend aan de personen. In deze stap zien we wie dit allemaal zijn. Staat er een label achter het lid met 'Inactief in het nieuwe seizoen' raden wij aan om de checkbox uit te vinken. Dan wordt het product niet aan het lid toegekend.
- Nu krijgen we een overzicht van de producten die worden mee genomen en welke worden gestopt in het nieuwe seizoen. Voor de begin datum neemt het systeem automatisch de datum van de start van het nieuwe seizoen en de einddatum de laatste dag van het oude seizoen. Wilt de vereniging dit veranderen? Is dit uiteraard geen probleem, vul de gewenste datum in en het systeem zal die data mee geven aan het product.
Deel 4: Diensten punten
We zijn nu bij het laatste deel van de seizoensovergang uit gekomen.
- Klik op de knop 'Deel 4 - Dienstenpunten'
- Je ziet nu een overzicht met welke personen te weinig punten hebben behaald en welke personen te veel punten hebben behaald. Het systeem stelt hierin voor om de min punten toe te kennen in het volgende seizoen zodat de leden dit kunnen inhalen in het nieuwe seizoen. Is dit niet gewenst, vink dan de checkbox achter de gewenste personen uit in de linker kolom.
- Hebben leden te veel punten behaald, en wil je dit toekennen in het nieuwe seizoen zodat zij minder diensten hoeven te draaien in het nieuwe seizoen? Dan kun je de checkboxen aangevinkt laten. Wil je dit niet? Vink dat de checkbox achter de gewenste naam uit in de rechter kolom.
- We hebben nu alle delen geheel doorlopen en kunnen op de knop 'Markeer als afgehandeld' drukken.
De seizoensovergang is nu geheel uitgevoerd!
Mochten er vragen zijn over de seizoensovergang kun je altijd contact opnemen met het support team.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.