Hoe werkt het online inschrijfformulier?

Via de online inschrijfmodule kunnen toekomstige leden en vrijwilligers zich via de website inschrijven en automatisch in de ledenadministratie worden opgenomen.  Via een door LISA geleverde URL wordt het online inschrijfformulier aan de website gekoppeld en is daardoor voor iedereen bereikbaar.

Wanneer een (aspirant) lid zich via dit formulier heeft aangemeld, worden deze gegevens direct doorgestuurd naar LISA X.  Via 'Personen' > 'Nieuwe inschrijvingen' is te zien of er nieuwe inschrijvingen zijn binnengekomen. Vanuit hier dienen de aanmeldingen vervolgens te worden opgepakt. 

Inschrijfformulier ontwerpen in LISA X

Elke vereniging richt zijn eigen inschrijfformulier in. Dat doe je in LISA X via 'Instellingen->Inschrijfformulier'. 

Algemene instellingen

De algemene instellingen bestaan uit 3 blokken:

- Een aantal 'echte' Algemene Instellingen

- De handtekeningen instellingen

- De vrije velden

De 'echte' Algemene Instellingen

Via dit deel van het inschrijfformulier kun je een aantal 'standaard' zaken regelen. Veel van deze instellingen wijzen zichzelf. Op een aantal een toelichting:

• Via "Inschrijfformulier blokkeren" kun je het inschrijfformulier (tijdelijk) van de website halen. Let op, als het vinkje 'aan staat' is het inschrijfformulier dus niet zichtbaar.
• Via "Verberg geslacht 'liever niet zeggen'" kun je de keuze beperken tot man of vrouw. Dedault staat er ook "Zeg ik liever niet" op het formulier.
• Door "Gebruik versneld inschrijven" aan te zetten maak je de "Link versneld Inschrijfformulier" zichtbaar en kun je die dus vullen. Dat is de link die je gebruikt om in de website de koppeling te leggen met jouw versneld inschrijfformulier. Als je deze hebt uitgevinkt is je versneld inschijfformulier niet zichtbaar op de website.
• De "Link volledig inschrijfformulier" is de link die je nodig hebt om in de website-widhget te plaatsen zodat de koppeling tussen dat deel van de website en de instellingen in het formulier in LISA X ontstaat.

Handtekening instellingen

Via het vinkje "Toon handtekeningveld" kun je de opname van een handtekeningenveld op het online inschrijfformulier aan- en uitzetten. Alleen als je het vinkje aanzet, is de rest van dit deel van de instellingen van toepassing.

Via "Naam" geef je de naam van het veld. Volgens het voorbeeld in deze screenshot is dat dus eenvoudigweg 'Handtekening', maar je kunt dat naar eigen idee iets invullen.

Via "Aangepaste tekst bij leeftijd" geef je aan bij welke leeftijd er een aangepaste tekst bij het handtekeningenveld moet staan. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat een ouder moet tekenen.

De vrije velden

Via dit deel van het online inschrijfformulier zet je het inschrijfformulier naar je hand omdat je aangeeft welke vragen je aan het aspirant lid gaat vragen.

Er is sprake van een aantal 'basis vrije velden'. Die zijn standaard beschikbaar en dus ook niet verwijder- of aanpasbaar. Ze worden in het blauw weergegeven. 

Daarnaast kun je je eigen velden inrichten. Om een vrij veld op het formulier te krijgen moet je deze eerst aanmaken via de menu optie "Vrije velden" ('Instellingen->Vrije velden). Ook een veld aanpassen of verwijderen doe je daar. Ga hier naar het helpitem dat gaat over het aanmaken, wijzigen en verwijderen van deze vrije velden.

Als een veld op het inschrijfformulier terecht is gekomen zijn een aantal bewerkingen mogelijk:

	Je kunt aangeven of een veld 'verplicht' moet worden gevuld. Een aantal zaken is standaard verplicht. Als een aspirant lid niet alle verplichte velden vult wordt het daar bij het opslaan aan herinnerd. Opslaan is dan niet mogelijk en er verschijnt geen nieuwe inschrijving.
	Hiermee kun je hele blokken in één keer naar boven of beneden schuiven. Voor het onderste blok zie je overigens alleen maar het pijltje omhoog, voor het bovenste blok alleen het pijltje omlaag. Je kunt met deze pijltjes nooit boven het blok met de blauwe letters uitkomen.
	Aanpassen van de volgorde: Klik met de linker muisknop op de streepjes voor de veldnaam. Terwijl je de muisknop ingedrukt houdt, schuif je veldnaam naar de plek waar je het in het formulier wil opnemen. Met deze schuifoptie kun je ook het 'blauwe blok' passeren. Dan gaat je veldnaam wel uit de categorie waarin je deze had gestopt.
	Via de vinkjes in de kolom "Weergeven op PDF" kun je aangeven welke velden wel en welke velden niet op het PDF terecht moeten komen dat wordt verstuurd nadat het inschrijfformulier is opgeslagen.
	Als je bij het aanmaken van het vrije veld hebt aangegeven dat het een "Logica veld" is, kun je via deze  "Bewerk-logica-button" per keuzemogelijkheid instellen of een veld verborgen, verplicht of naar wens wel of niet in te vullen is. Dit biedt je de mogelijkheid om heel gericht vragen te kunnen stellen aan het aspirant lid. Voor een junior lid kun je vragen opstellen die je aan de ouders richt, voor een senior lid aan het aspirant lid zelf. De vrijwilliger hoef je niet meer om een banknummer te vragen. Het is aan te bevelen dit eerst in een lijstje uit te werken en als alle vragen en categorieën zijn bedacht pas in te gaan richten.

Communicatie instellingen

Aan de rechterkant van het scherm zijn de communicatie instellingen opgenomen. Als het aspirant-lid het Online Inschrijfformulier correct heeft ingevuld krijgt het een mail met daarin een PDF waarin alle gewenste gegevens zijn opgesomd. De nieuwe inschrijving wordt ook opgenomen in "Nieuwe inschrijvingen" (Personen->Nieuwe inschrijvingen).

Stuur een kopie inschrijfformulier naar

Je kunt er voor kiezen een kopie van de mail die het aspirant-lid krijgt ook in andere mailboxen terecht te laten komen. Bijvoorbeeld in die van de ledenadministratie, maar te denken valt ook dat een kopie wordt gestuurd aan de coördinator van de lijn waartoe het lid gaat behoren. Daarom is het mogelijk behalve voor "Alle inschrijvingen" te kiezen ook per leeftijdscategorie te kunnen kiezen wie een kopie van de mail moet ontvangen.

Voettekst op PDF

Je kunt een standaard tekst in de PDF opnemen. Die komt aan de onderkant van de PDF terecht.

Tekst na succesvolle inschrijving

Hier kun je de tekst neerzetten die in de mail komt te staan die het aspirant-lid krijgt na een succesvolle inschrijving (met als attachment de PDF met alle gegevens die het heeft achter gelaten).

Verkort / versneld inschrijfformulier

Het is mogelijk om een verkort /versneld inschrijfformulier te gebruiken via welke het aantal vragen dat wordt gesteld kan worden beperkt. Hoe dat werkt, staat in een apart help-item beschreven. Klik hier om dat help-item te openen.