Hoe werkt het online inschrijfformulier?

Met de online inschrijfmodule van LISA X bieden we verenigingen een online inschrijfformulier waarmee leden automatisch in de ledenadministratie kunnen worden opgenomen.

Wat heb je nodig?

• Beheerdersrechten (voor de algemene instellingen)
• Lees-en wijzigrechten tot de module Communicatie (om de welkomstmail in te stellen)
• Lees-en wijzigrechten tot de module Personen (om de nieuwe inschrijvingen te verwerken)

Algemene instellingen

Via 'Instellingen' > 'Inschrijfformulier' kun je het formulier vormgeven. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat het formulier vraagt om goedkeuring van automatische incasso. Of kun je onder andere kiezen of het lid een bevestiging moet ontvangen van het inschrijfformulier. Ook is hier de url te vinden die verenigingen kunnen gebruiken voor het toevoegen van het inschrijfformulier aan hun eigen website. Op deze pagina zie je ook de optie om een minimale geboortedatum in te vullen. Indien deze 10 is, zal een lid met een lagere leeftijd bijvoorbeeld een melding krijgen bij het invullen dat hij/zij te jong is voor jullie vereniging.

Ook is het mogelijk om een handtekening functie toe te voegen. Klik hier voor het helpartikel voor deze functie.

Communicatie Instellingen

Je kunt op deze pagina ook instellen naar wie de nieuwe inschrijvingen gestuurd worden. Zij krijgen dan een mail met hierin een link naar de nieuwe inschrijving en kunnen deze dan via 'Personen' > 'Nieuwe inschrijvingen' accepteren of afwijzen.

Ook kun je hier 'Voettekst PDF' invullen. Dit komt te staan op het formulier dat wordt verstuurd als bevestigingsmail naar het lid.

Tot slot is het mogelijk om een bedankt tekst in te vullen dat wordt getoond na het insturen van het formulier.

Vrije velden

In dit gedeelte van de pagina kun de vorm van jouw formulier aanpassen. Je kunt ordenen welke vragen eerst komen en welke vragen verplicht zijn. Daarna kun je ook selecteren welke velden op het PDF-bestand worden getoond. Dit PDF-bestand is een formulier met de antwoorden van het lid en wordt gemaakt na de inschrijving.

Op deze pagina kun je dus alleen instellen welke vragen wel en niet op het formulier getoond worden en welke verplicht zijn. Voor het toevoegen van extra vragen, kun je terecht bij 'Instellingen' > 'Vrije velden'. Hier lees je daar meer over.

Als een veld op het inschrijfformulier terecht is gekomen zijn een aantal bewerkingen mogelijk:

	Je kunt aangeven of een veld 'verplicht' moet worden gevuld. Een aantal zaken is standaard verplicht. Als een aspirant lid niet alle verplichte velden vult wordt het daar bij het opslaan aan herinnerd. Opslaan is dan niet mogelijk en er verschijnt geen nieuwe inschrijving.
	Hiermee kun je hele blokken in één keer naar boven of beneden schuiven. Voor het onderste blok zie je overigens alleen maar het pijltje omhoog, voor het bovenste blok alleen het pijltje omlaag. Je kunt met deze pijltjes nooit boven het blok met de blauwe letters uitkomen.
	Aanpassen van de volgorde: Klik met de linker muisknop op de streepjes voor de veldnaam. Terwijl je de muisknop ingedrukt houdt, schuif je veldnaam naar de plek waar je het in het formulier wil opnemen. Met deze schuifoptie kun je ook het 'blauwe blok' passeren. Dan gaat je veldnaam wel uit de categorie waarin je deze had gestopt.
	Via de vinkjes in de kolom "Weergeven op PDF" kun je aangeven welke velden wel en welke velden niet op het PDF terecht moeten komen dat wordt verstuurd nadat het inschrijfformulier is opgeslagen.
	Als je bij het aanmaken van het vrije veld hebt aangegeven dat het een "Logica veld" is, kun je via deze  "Bewerk-logica-button" per keuzemogelijkheid instellen of een veld verborgen, verplicht of naar wens wel of niet in te vullen is. Dit biedt je de mogelijkheid om heel gericht vragen te kunnen stellen aan het aspirant lid. Voor een junior lid kun je vragen opstellen die je aan de ouders richt, voor een senior lid aan het aspirant lid zelf. De vrijwilliger hoef je niet meer om een banknummer te vragen. Het is aan te bevelen dit eerst in een lijstje uit te werken en als alle vragen en categorieën zijn bedacht pas in te gaan richten.

Verkort / versneld inschrijfformulier

Het is mogelijk om een verkort /versneld inschrijfformulier te gebruiken via welke het aantal vragen dat wordt gesteld kan worden beperkt. Hoe dat werkt, staat in een apart help-item beschreven. Klik hier om dat help-item te openen.

Waar komen de inschrijvingen?

Als een lid zich via dit formulier heeft aangemeld worden deze gegevens direct doorgestuurd naar het systeem. Via 'Personen' > 'Nieuwe inschrijvingen' is te zien of er nieuwe inschrijvingen zijn binnengekomen, en vanuit hier dienen de aanmeldingen ook te worden goedgekeurd en afgerond. Lees hier meer over het accepteren van de inschrijvingen.