De seizoensovergang module heeft een update gehad en is nu een stuk gebruiksvriendelijker geworden.

Wat heb je nodig?

• Lees- en wijzigrechten tot de module 'Vereniging'
• Lees- en wijzigrechten tot de module 'Instellingen'

Lidmaatschappen kopiëren

Allereerst kunnen de nieuwe lidmaatschappen gekopieerd worden vanuit het huidige seizoen, dit kan via het menu Instellingen > Lidmaatschappen. Met de groene knop kan het proces gestart worden. 



Vervolgens kunnen in dit scherm alle lidmaatschappen gekopieerd worden naar het nieuwe seizoen. Het systeem zet er nu zelf alvast ''2026-2027'' bij, we raden aan om dit altijd te laten staan. Dit is namelijk ook de beschrijving die uiteindelijk op de factuur komt te staan. Daarnaast is het ook handig voor in de rapportages.



Mocht je een lidmaatschap niet willen kopiëren, dan kan het vinkje uitgeschakeld worden. Lidmaatschappen die reeds handmatig zijn toegevoegd staan standaard uitgevinkt.

Eventueel kan je hier ook al de periodekortingen in toevoegen, zoals in onderstaand voorbeeld:



Ons advies is om de lijst met lidmaatschappen altijd zo kort mogelijk te houden. Dus geen lidmaatschappen voor een paar uitzonderingsleden, en niet 10 lidmaatschappen met hetzelfde tarief. Voor uitzonderingen raden we aan om (negatieve) producten te gebruiken of handmatige factuurregels. 

Lidmaatschappen verlengen

Via het menu Vereniging > Seizoensovergang kunnen de lidmaatschappen worden toegekend voor het nieuwe seizoen. In plaats van heel veel stappen is het proces nu een stuk simpeler geworden. 



Controleer of bovenin het juiste seizoen wordt weergegeven en of de startdatum klopt. Bij de meeste clubs zal dit 1-7 zijn. Als dit goed staat kan er op de groene knop ''lidmaatschappen toekennen'' worden geklikt.


Vervolgens kom je in het scherm terecht waar de lidmaatschappen worden verlengd. Dit scherm is hetzelfde als de oude module, maar dan zonder alle overige stappen die het onnodig complex maakte. Selecteer hier de juiste lidmaatschappen aan de rechterkant. Bij de jeugdleden is het belangrijk dat het opvolgende lidmaatschap geselecteerd wordt bij de leden die inmiddels ouder zijn geworden, zoals in onderstaand voorbeeld:



Nadat dit gedaan is kan er een scherm tevoorschijn komen waar leden getoond worden die na de omzetting helemaal geen lidmaatschap hebben gekregen. Controleer deze en selecteer het juiste lidmaatschap (of ''geen lidmaatschap).



Bovenin dit scherm is er ook een bulk-optie die eventueel gebruikt kan worden, dit scheelt veel klikken als er een groepje leden op oranje staat.

Zodra alle oranje velden op groen zijn gezet kan het seizoen definitief worden omgezet:



De volgende stap is om alles te controleren. We raden aan om hiervoor het menu Financiën > Rapport > Teamoverzicht te gebruiken, zoals in onderstaand voorbeeld. Optioneel kunnen hier de producten ook worden getoond:



Zodra alles is gecontroleerd kan het proces van facturatie gestart worden.