Wat heb je nodig?
- Lees- en wijzigrechten voor de module 'Personen'
- Lees- en wijzigrechten voor de module 'Communicatie'
- Lees- en wijzigrechten voor de module 'Financiën'
- Lees- en wijzigrechten voor de module 'Instellingen'
Rechten
Met behulp van dit handboek kan er makkelijk genavigeerd worden tussen alle losse handleidingen die beschikbaar zijn voor de penningmeesters en contributie-vrijwilligers. Als nieuwe penningmeester is het ook handig om alle handleidingen op onderstaande volgorde te bekijken.
Binnen LISA X wordt er gewerkt met verschillende modules. Voor de penningmeester zijn er ten minste 4 modules nodig: 'Personen', 'Communicatie', 'Financiën' en 'Instellingen' (omdat je bij 'Lidmaatschappen' moet kunnen). Als één van de onderstaande modules niet zichtbaar zijn, neem dan contact op met de LISA beheerder van de vereniging.
Bovenstaande vier modules zijn vereist voor het factureren van de leden. Daarnaast hebben de meeste penningmeesters ook nog toegang tot de modules 'Sponsoring' (voor het factureren van sponsoren) en 'Contracten' (voor het uitbetalen van trainers etc.).
1. Starten met LISA Contributie (ga naar hoofdstuk 2 als module al in gebruik is)
Om te kunnen starten met het factureren via LISA X zal er een Mollie account gekoppeld moeten worden. In onderstaand document zijn alle voorbereidende stappen te vinden. Daarnaast is alle algemene informatie over LISA Contributie ook te vinden in dit document, dus ook als de vereniging al een Mollie account gekoppeld heeft is het handig om dit document te lezen.
1.1 Klik hier om het onboarding document van LISA Contributie te bekijken.
Een groot verschil in LISA X ten opzichte van de oude LISA2-omgeving is hoe de termijnen worden ingeregeld voor leden.
1.2 Klik hier voor een uitleg over hoe de termijnen voor leden werken in LISA X.
2. Voorbereiding facturatie
De basis van het LISA X systeem zijn de lidmaatschappen. Het lidmaatschap bepaalt of een lid bij de bond wordt geregistreerd en zal tegelijkertijd ook elk seizoen een factuurregel voor het lid klaarzetten. Het is dus heel belangrijk dat dit onderdeel zo goed mogelijk wordt ingericht.
Voor de gebruikers die veel met LISA2 hebben gewerkt; de ledengroepen en de abonnementen zijn gecombineerd en samengevoegd naar lidmaatschappen. Dit hoeft dus niet meer apart van elkaar geregistreerd te worden.
2.1 Klik hier voor een uitleg over het inrichten van de lidmaatschappen.
Nadat de lidmaatschappen gereed staan, zal het ook nog aan de leden gekoppeld moeten worden.
Dit kan zowel in bulk op basis van verschillende filters als per persoon. Het koppelen van de lidmaatschappen hoeft niet elk seizoen opnieuw te gebeuren, dit zal het systeem automatisch overzetten tijdens de seizoensovergang.
2.2 Klik hier voor een uitleg over het koppelen van de lidmaatschappen aan de leden.
Als alle lidmaatschappen zijn gekoppeld aan de leden, dan zal er nog een controle gedaan moeten worden voordat er definitief gefactureerd kan worden. Hiervoor zijn enkele handige overzichten beschikbaar.
2.3 Klik hier voor een uitleg over hoe de factuurregels gecontroleerd kunnen worden.
Voordat er gefactureerd kan worden moeten er nog wat instellingen gecontroleerd worden.
2.4 Klik hier voor een uitleg over het menu Financiën > Instellingen.
Als een vereniging gebruik maakt van familiekorting dan zal dit ook nog ingesteld moeten worden. Als dit niet gebruikt wordt dan kan deze stap worden overgeslagen.
2.5 Klik hier voor een uitleg over hoe de familiekorting ingevoerd kan worden.
3. Facturen aanmaken en verzenden
Zodra alle lidmaatschappen en factuurregels gecontroleerd zijn kunnen de facturen definitief aangemaakt worden.
3.1 Klik hier voor een uitleg over het aanmaken van de facturen.
Nadat de facturen zijn aangemaakt zullen deze ook nog per mail verzonden moeten worden. Het systeem gebruikt hier een standaard template voor, dit template kan ook nog gewijzigd worden.
3.2 Klik hier voor een uitleg over hoe het standaard template gewijzigd kan worden.
Als het standaard template goed ingesteld staat kunnen de facturen verzonden worden. Tijdens het versturen kan het template altijd nog verder gewijzigd worden. We raden dus aan om het standaard template zo in te richten dat dit elk seizoen voor elke soort batch gebruikt kan worden. Batch-specifieke informatie kan dan altijd nog aan de tekst worden toegevoegd tijdens het definitieve verzenden.
3.3 Klik hier voor een uitleg over hoe de facturen verzonden kunnen worden.
4. Facturen monitoren en corrigeren
Zodra de facturen zijn aangemaakt zullen de betalingen automatisch verwerkt worden in het systeem. Hierdoor hoeft de penningmeester alleen nog maar te monitoren en corrigeren indien nodig.
Om de actuele status van de facturen te bekijken zijn er een aantal handige pagina's beschikbaar.
4.1 Klik hier voor een uitleg over hoe je de facturen het beste kan monitoren.
Indien er een foutje is gemaakt tijdens het aanmaken van de facturen zal dit gecorrigeerd moeten worden. Hoe dit gedaan kan worden hangt af van of de incassodatum al heeft plaatsgevonden.
4.2 Klik hier voor een uitleg over hoe facturen gecorrigeerd kunnen worden.
5. Facturatie zaalhockey
De meeste verenigingen factureren de zaalhockey via een aparte batch. Dit werkt over het algemeen net wat anders dan de facturatie van de veldhockey.
5.1 Klik hier voor een uitleg over de facturatie van de zaalhockey.
6. Seizoensovergang financiën
Zodra een nieuw seizoen is begonnen kan de seizoensovergang uitgevoerd worden. De vereniging kan een paar stappen doorlopen en het systeem zal vervolgens automatisch alle lidmaatschappen klaar zetten voor het nieuwe seizoen.
6.1 Klik hier voor een uitleg over de seizoensovergang. (Binnenkort beschikbaar)
Nadat de seizoensovergang gedaan is begint het proces opnieuw en kan de voorbereiding weer opgestart worden, zie hiervoor hoofdstuk 2.
7. Overige handleidingen
Het komt wel eens voor dat een lid het bedrag rechtstreeks overmaakt naar de bankrekening van de vereniging. Als een betaling niet via de incasso / iDEAL van Mollie gedaan is dan zal het ook niet automatisch worden afgeletterd binnen LISA, in dit geval moet de betaling dus handmatig gekoppeld worden.
7.1 Klik hier voor een uitleg over hoe facturen handmatig op betaald gezet kunnen worden.
Daarnaast komt het ook wel eens voor dat een vereniging een bankbestand moet inlezen om meerdere betalingen tegelijk te verwerken, bijvoorbeeld voor een batch sponsorfacturen. Veel sponsoren betalen namelijk ook niet via de iDEAL of incasso van Mollie.
7.2 Klik hier voor een uitleg over hoe er een bankbestand ingelezen kan worden.
Veel verenigingen hanteren een periodekorting, voor leden die later in het seizoen lid worden.
Dit kan binnen de lidmaatschappen zelf al ingericht worden, hiervoor hoeven geen aparte lidmaatschappen / handmatige factuurregels voor aangemaakt worden.
7.3 Klik hier voor een uitleg over het invoeren van periodekortingen.
Met de LISA Contributie module maken we ook gebruik van automatische herinneringen.
Per factuur kunnen deze herinneringen eventueel ook uitgeschakeld worden.
7.4 Klik hier voor alle informatie over de automatische herinneringen.
Het is ook mogelijk om gebruik te maken van zogeheten voorkeurstermijnen. Leden kunnen tijdens het inschrijven een voorkeur opgeven en dit zal dan als standaard instelling gebruikt worden tijdens het factureren.