Het kan gebeuren dat je een mail hebt verstuurd naar jullie leden met daarin het verzoek om een enquête in te vullen, maar dat er in de mail geen gegevens over jullie enquête staan. Hoe lossen we dit op?

Wat heb je nodig?

• Lees- en wijzigrechten voor de module 'Communicatie'

Enquête versturen

Bij 'Communicatie' > 'Enquêtes' kun je enquêtes eenvoudig sturen naar de leden die je hebt toegevoegd aan de enquête. Het toevoegen van leden aan een enquête doe je door op de naam van een enquête te klikken. Vervolgens kun je in het kader 'Ingestuurde enquêtes' leden opzoeken en toevoegen aan de enquête. Deze leden kun je vervolgens mailen door hen te selecteren en te klikken op de knop 'Stuur enquête naar geselecteerde personen'. Ook kan je klikken op de knop 'Stuur enquête naar alle nieuw toegevoegde personen'. Je krijgt de mail op het moment van versturen niet nogmaals te zien, waardoor het kan gebeuren dat je een mail verstuurt die nog niet helemaal compleet is. Hierdoor kom je er na het verzenden van de mail achter dat er bepaalde informatie ontbreekt. Het is daarom belangrijk om de e-mailtemplate te bewerken, zoals hierna beschreven wordt.

E-mailtemplate

De mail die verstuurd wordt kun je vinden bij 'Communicatie' > 'Templates'. De template die wordt verzonden bij enquêtes heet 'Enquête - Uitnodiging'. Klik op deze template. In het volgende scherm zie je dat je de template naar wens kan bewerken. Wanneer je erachter bent gekomen dat bepaalde informatie mist in jullie mail, ligt dit hoogst waarschijnlijk aan het feit dat niet de juiste variabelen zijn gebruikt. De template ziet er standaard als volgt uit:

Het is echter belangrijk om ook de variabelen van de titel en beschrijving toe te voegen aan de mail. Klik daarom op de knoppen 'Enquête titel' en 'Enquête beschrijving'.

Op het moment dat je de enquête verstuurd aan jullie leden, worden deze variabelen automatisch aangevuld in de mail. De gegevens die hier komen te staan, zijn weer te vinden bij de enquête die je hebt aangemaakt bij 'Communicatie' > 'Enquêtes'.

De variabelen horen bij deze velden:

• Enquête titel: deze hoort bij 'e-mail onderwerp';
• Enquête beschrijving: deze hoort bij 'e-mail tekst'.

De gegevens die je in deze velden invult tijdens het aanmaken van een enquête, worden met gebruik van de variabelen dus automatisch toegevoegd aan de mail die naar de leden wordt gestuurd.