Wat is een lidkaart?

Op de lidkaart vind je een overzicht van de gegevens van een specifiek lid.

Wat heb je nodig? 

• Lees- en wijzigrechten tot de module Personen
• Lees- en wijzigrechten tot de module Persoonskaart

Persoonsgegevens
Onder de foto vind je de persoonsgegevens, zoals de leeftijd van het lid, de leeftijd op peildatum, de geboortedatum, sinds wanneer hij/zij lid is (we kiezen hiervoor de oudste ingangsdatum van de lidmaatschappen of een zelf ingevoerde datum), bondsnummer, external ID, speelsterkte en contactgegevens.

Lidmaatschappen
Een lid is pas actief wanneer hij een lidmaatschap heeft. Door op 'lidmaatschap toewijzen' te klikken, kun je een nieuw lidmaatschap kiezen. Wanneer je op 'lidmaatschap toewijzen' hebt geklikt, kun je in het volgende scherm het gewenste lidmaatschap kiezen. Je kiest vervolgens ook een startdatum en einddatum, en klikt vervolgens op 'opslaan' om de wijzigingen door te voeren. Staat het lidmaatschap waar je naar op zoek bent er niet tussen? Lees dan dit hulpartikel. Indien je een bondslidmaatschap hebt toegewezen aan een lid, zal er na enkele minuten een bondsnummer verschijnen op de lidkaart van het lid.

Oude lidmaatschappen van het lid kan je zichtbaar maken door het schuifje 'toon historie' om te zetten.

Labels en rollen
Het toekennen van labels of rollen aan een lid kan via dit venster. Klik op de knop 'voeg toe' en selecteer vervolgens om welke rol of welk label het gaat. Voer een startdatum in en eventueel een einddatum. Bij rollen krijg je ook de keuze of je de rol zichtbaar wil maken voor anderen (zoals de bond). De rol zal dan zichtbaar zijn in de app voor andere leden via het organogram. Labels zijn enkel voor intern gebruik en zijn niet zichtbaar voor leden. Hoe je labels of rollen kan toevoegen aan het systeem, lees je hier.

Wanneer de instellingen naar wens staan klik je op 'opslaan'. De rol of het label is daarna zichtbaar op de lidkaart.

Activiteiten

Dit venster toont de activiteiten van het lid. Er wordt weergegeven welke diensten er zijn ingepland en voor welke evenementen hij is ingeschreven. Ook kun je zien wanneer het lid de App voor het laatst heeft gebruikt. 

In dit scherm worden alleen de activiteiten getoond voor dit lid. Indien je het lid wil inplannen voor een dienst,  dan dien je dat via de desbetreffende module te doen. Een lid uitnodigen voor een evenement kan wel via dit scherm, middels de knop 'verstuur uitnodiging voor een evenement'.

Financieel
In dit scherm wordt een overzicht gegeven van de gefactureerde posten aan dit lid. Zo kun je als ledenadministrateur eenvoudig zien of er nog een factuur openstaat of dat alles al is betaald. Je kunt de factuur via dit scherm eventueel ook crediteren. Het facturen versturen gebeurt via 'Financiën' > 'Aanmaken'. Meer informatie over het versturen van facturen naar leden vind je hier.

Vrije velden
Vrije velden worden getoond op het online inschrijfformulier. Je kunt met het gebruik van vrije velden specifieke informatie van leden vragen tijdens hun inschrijving, zoals welk lidmaatschap zij willen hebben, of zij vrijwilliger willen worden en bijvoorbeeld hoe zij bij de vereniging terecht zijn gekomen. De antwoorden die deze leden hebben ingevuld bij de vrije velden, worden op hun lidkaart in het scherm 'vrije velden' getoond. De ledenadministrateur kan ook achteraf nog antwoorden invullen bij de vrije velden, door op 'bewerken' te klikken. De vrije velden op het online inschrijfformulier worden beheerd via 'Instellingen' > 'Vrije velden'. Hier lees je daar meer over.

Notities
Naast vrije velden, kan er ook gebruik gemaakt worden van notities. Hier kunnen interne opmerkingen worden geplaatst die op het betreffende lid van toepassing zijn. Hier kun je informatie kwijt zoals of iemand geblesseerd is, of er betalingsafspraken zijn of iets anders dat alleen op dit lid van toepassing is. Algemene informatie, zoals of iemand vrijwilligerswerk doet, kun je beter bijhouden bij 'vrije velden'. Het zal namelijk vaak zo zijn dat er meerdere leden zijn die vrijwilligerswerk doen.

Communicatie
Hier wordt getoond welke e-mails er naar het lid zijn gestuurd. Dit kan een welkomstmail zijn, maar ook een reminder voor een bardienst, een 'wachtwoordvergeten-mail' of een e-mail die je zelf hebt verstuurd. Het versturen van e-mails gebeurt via de Communicatiemodule. Hier lees je daar meer over.

Sport

Hier wordt getoond in welk team iemand zit en wie de ondersteuners zijn. Ook wordt hier een overzicht getoond van de trainingen. 

Arbitrage

Hier kun je de scheidsrechter informatie zien. Ook kun je via hier iemand een scheidsrechter maken. 

Bestanden
Soms is het gewenst om bepaalde bestanden te koppelen aan leden. Denk bijvoorbeeld aan studenten waarvan je het bewijs van inschrijving wil bewaren, als bewijs dat zij recht hebben op een studentenlidmaatschap. Een plek om deze bestanden te bewaren is, is via 'bestanden' op de lidkaart. Via de knop 'voeg toe' kan je een bestand toevoegen, waarbij je ook kan aangeven voor wie deze zichtbaar is. Door middel van het potloodje kan je het bestand bewerken of verwijderen. Indien een lid zich heeft ingeschreven via het online inschrijfformulier, komt het bestand met daarin hun inschrijving hier automatisch bij te staan.

Let op: de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kan ergens anders geüpload worden. Hiervoor is de module 'Personen' > 'VOG' bedoeld. Meer daarover lees je hier.