3.1 Facturen aanmaken

De 'Aanmaken' pagina is binnen LISA X te vinden via 'Financiën' > 'Aanmaken'. Op deze pagina worden de facturen definitief aangemaakt en geëxporteerd naar Mollie. 



Op de 'Aanmaken' pagina worden de factuurregels automatisch klaar gezet door het systeem als er een lidmaatschap met een actief tarief aan een lid wordt toegevoegd. Producten die worden gekoppeld aan een lid zullen ook automatisch hier komen te staan. Daarnaast is het ook mogelijk om in dit scherm handmatig een factuurregel aan te maken (''Factuurregel toevoegen +'' knop rechts bovenaan), zie onderstaand:

In dit scherm kan de desbetreffende persoon geselecteerd worden en een omschrijving worden toegevoegd die ook op de uiteindelijke factuur getoond zal worden. De datum die je hier invoert is niet de uiteindelijke incassodatum maar het moment dat de factuur gegenereerd kan worden, een datum in de toekomst toevoegen in dit scherm betekent dan ook dat het bij de ''toekomstige factuurregels'' komt te staan. Hier kan overigens ook een minbedrag worden ingevuld zodat het ook voor kortingen of correcties gebruikt kan worden. Onderstaand een voorbeeld hiervan:

Door + te selecteren voor een lid zullen de factuurregels uitgeklapt worden. Hier zijn de details zichtbaar en kan de regel eventueel verwijderd (prullenbakje) of aangepast (potloodje) worden.

Verder kan er op deze pagina gefilterd worden op alleen incasso- of factuurleden / proefleden / bepaalde lidmaatschappen.

De ''toon factuurregels in toekomst'' knop laat de regels zien die in de toekomst nog gefactureerd moeten worden, deze kunnen niet gegenereerd worden zolang de datum in de toekomst staat.

Er is ook een mogelijkheid om te filteren op een specifiek lidmaatschap. Hou er rekening mee dat als dit gedaan wordt alleen de factuurregel van dit lidmaatschap getoond wordt, geen overige factuurregels. Dus deze optie is alleen handig als alle leden binnen een specifieke categorie maar 1 factuurregel hebben. 

Let op dat alle wijzigingen en controles op deze pagina uitgevoerd moeten worden. Zodra de facturen gegenereerd zijn moet de factuur eerst gecrediteerd worden als er nog iets gewijzigd moet worden. Indien alles gecontroleerd is kunnen de facturen rechts in het scherm door middel van de selectievakjes geselecteerd worden en aangemaakt worden door op de ''genereer facturen'' knop te klikken.

Vervolgens verschijnt er een pop-up:

1. Hier kan je ook de knop 'stuur naar LCON' (LISA Contributie, oftewel naar Mollie) beheren. Op het moment dat deze optie uitgeschakeld wordt zal er enkel een ouderwetse nota worden aangemaakt en wordt en niks naar Mollie geëxporteerd. Dit kan handig zijn voor sponsoren / leden die via een gemeentefonds betalen. 
   
   
2. De automatische herinneringen staan standaard ingeschakeld. We raden aan om dit altijd ingeschakeld te laten staan tenzij er een specifieke uitzondering wordt gemaakt.
   
   
3. Selecteer de incassodatum. Op deze datum wordt er dus geïncasseerd. We raden aan om de incassodatum altijd minimaal een week in de toekomst te zetten. Hierdoor heeft de vereniging genoeg tijd om eventueel nog facturen te crediteren en hebben de leden genoeg tijd om een termijnkeuze te maken. 
   
   
4. Hier kan het profiel worden geselecteerd, de meeste verenigingen hebben hier 1 profiel staan. Indien hier een wijziging doorgevoerd moet worden kan er contact worden opgenomen met help@lisahockey.nl 
   
   
5. Tot slot kan er geselecteerd worden in hoeveel termijnen de leden maximaal mogen betalen. De vereniging kan dit altijd lager zetten, het maximum kan alleen door LISA gewijzigd worden op verzoek van de vereniging. Indien er een aantal termijnen wordt geselecteerd die na het einde van het huidige seizoen doorlopen zal het systeem een waarschuwing geven:
   
   

Zodra op deze pagina de facturen gegenereerd zijn, wordt het aan de achterkant al doorgestuurd naar LISA Contributie. LISA Contributie zal het vervolgens 2 werkdagen van tevoren doorsturen naar Mollie, vanaf dit moment zal het voor de vereniging ook inzichtelijk zijn in het eigen Mollie dashboard.
 (Er kan uiteraard nog gecrediteerd worden totdat het daadwerkelijk in behandeling is bij Mollie)