3.3 Facturen verzenden

Via het menu 'Financiën' > 'Verzenden' kunnen de aankondigingsmails naar de leden verzonden worden.

Nadat de facturen zijn gegenereerd vanaf de 'Aanmaken' pagina komen de PDF's klaar te staan op de 'Verzenden' pagina om te mailen naar de leden als aankondiging van de contributie. Ondertussen zijn aan de achterkant de facturen al automatisch doorgestuurd naar Mollie. Deze zijn 1 of 2 werkdagen voor de daadwerkelijke incassodatum te zien in de eigen Mollie omgeving. iDEAL facturen moeten natuurlijk nog gemaild worden, voordat de leden gebruik kunnen maken van de betaallink.

De facturen zijn in dit overzicht nogmaals in te zien, met daarnaast nog een optie om te crediteren als het uiteindelijk toch niet blijkt te kloppen. Bij het crediteren komt een optie naar voren om eventueel de factuurregel weer opnieuw klaar te zetten op de 'Aanmaken' pagina.

Door op het PDF icoontje te klikken naast het factuurnummer zal de desbetreffende PDF gedownload worden. Dit kan handig zijn als de factuur nog ergens anders moet worden opgeslagen of buiten het systeem om gemaild moet worden naar een externe betaler. De kop- en voet tekst van de PDF kan indien gewenst nog gewijzigd worden via 'Financiën' > 'Instellingen'.

Verder kan een factuur weggehaald worden uit dit overzicht door op de ''Markeren als verzonden'' knop te klikken. Deze optie kan gebruikt worden als het lid geen mail hoeft te krijgen. Let hierbij wel op: de factuur is al verzonden aan de achterkant, dus als het lid niet geïncasseerd moet worden dan zal de factuur alsnog gecrediteerd moeten worden. Dit kan altijd later ook nog via de lidkaart of het Facturen overzicht.

Een factuur kan niet meer gecrediteerd worden als deze in behandeling (1 of 2 dagen voor incassodatum) is bij Mollie, check hiervoor het dashboard van Mollie zelf.

Nadat er in het overzicht gebruik gemaakt wordt van de ''Factuurverzending voorbereiden'' knop komt onderstaand scherm tevoorschijn. Hierin kan tegelijkertijd een verschillend template naar incasso / iDEAL leden gestuurd worden. Het standaard template wordt hier standaard alvast ingevuld maar kan in dit scherm eventueel nog gewijzigd worden.

Op het moment dat een factuur gecrediteerd wordt zal er altijd een creditfactuur worden klaargezet om te versturen. In de meeste gevallen kan deze worden gemarkeerd als verzonden, maar soms moet de creditfactuur wel daadwerkelijk verstuurd worden.