Waarom wordt mijn (bulk)e-mail niet direct afgeleverd?

Mailen

Het verzenden van e-mails is een fundamenteel onderdeel geworden van onze dagelijkse communicatie, of het nu gaat om persoonlijke, zakelijke of marketingdoeleinden. Als het echter gaat om het verzenden van bulk e-mails, vragen veel clubs en organisaties zich vaak af waarom hun e-mails niet onmiddellijk worden afgeleverd. Dit artikel heeft tot doel uit te leggen hoe e-mailbezorging werkt en waarom er vertragingen kunnen zijn, vooral bij bulk e-mails.

De reis van een e-mail

Wanneer je vanuit LISA X een mail verstuurt en op 'Verzenden' klikt, begint een complex proces om ervoor te zorgen dat je bericht de beoogde ontvanger(s) bereikt. Hier zijn de belangrijkste stappen in de reis van een e-mail:

1. Bulk e-mail creatie: de e-mail wordt verstuurd en komt bij ons in het Bulk Mail panel terecht. Het wordt hier in de mailwachtrij gezet.
2. SMTP Server: de e-mail wordt doorgestuurd naar de Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) server. Deze server is verantwoordelijk voor het routeren van de e-mail naar de juiste bestemming.
3. DNS Lookup: de SMTP-server voert een Domain Name System (DNS) lookup uit om de e-mailserver van de ontvanger te vinden.
4. E-mail overdracht: de e-mail wordt overgedragen van jouw SMTP-server naar de e-mailserver van de ontvanger.
5. Spamfiltering: de e-mailserver van de ontvanger past verschillende spamfilters toe om te bepalen of de e-mail veilig is en afgeleverd moet worden in de inbox.
6. E-mail bezorging: als de e-mail de spamfilters passeert, wordt deze in de inbox van de ontvanger geplaatst.

Prioriteit van e-mails

E-mails die cruciaal zijn voor onmiddellijke actie, zoals wachtwoordresets en nieuwe loginmeldingen, krijgen prioriteit boven bulk e-mails. Dit betekent dat dit soort e-mails sneller worden afgeleverd om tijdige toegang en meldingen voor de ontvangers te garanderen.

Factoren die bulk e-mail bezorging beïnvloeden

Hoewel individuele e-mails meestal binnen enkele seconden worden afgeleverd, kunnen bulk e-mails vertragingen ondervinden door verschillende factoren:

1. Rate limiting: e-mailproviders leggen vaak limieten op om spam te voorkomen en stabiliteit van hun servers te waarborgen. Dit betekent dat slechts een bepaald aantal e-mails per minuut of uur kan worden verzonden. Bulk e-mails die deze limiet overschrijden, worden in de wachtrij geplaatst en geleidelijk verzonden.
2. Spamfilters: bulk e-mails worden vaker gemarkeerd door spamfilters. Elke e-mail wordt gescand op inhoud, links en bijlagen die op spam kunnen wijzen. Dit proces kost tijd en kan de bezorging vertragen.
3. Reputatiemanagement: e-mailproviders monitoren de reputatie van het domein en IP-adres van de afzender. Als de afzender een slechte reputatie heeft door eerdere spamklachten, kunnen e-mails worden vertraagd of zelfs geblokkeerd.
4. Serverbelasting: grote hoeveelheden uitgaande e-mails kunnen de belasting van je e-mailserver verhogen, wat vertragingen kan veroorzaken. De e-mailserver van de ontvanger kan ook hoge belasting ondervinden, wat de bezorging verder kan vertragen.
5. Ontvanger serverbeleid: sommige e-mailserver hebben specifieke beleidsregels voor het accepteren van bulk e-mails. Ze kunnen e-mails tijdelijk weigeren als ze een plotselinge toenamen in verkeer detecteren.

Verwachte bezorgtijd

Een goede vuistregel is om te verwachten dat bulk e-mails binnen 4 uur volledig worden afgeleverd. Dit houdt rekening met mogelijke vertragingen veroorzaakt door rate limiting, spamfilters en serverbelasting. Door je e-mailcampagnes met deze tijdlijn in gedachten te plannen, kun je realistische verwachtingen stellen voor je publiek.