Hoe registreer ik leden via het inschrijfformulier?

Wat heb je nodig?

• Lees-en wijzigrechten tot de Personen module

Leden accepteren via het inschrijfformulier

Indien een lid zich heeft ingeschreven met gebruik van het inschrijfformulier op jullie website, komt hij of zij bij 'Personen' > 'Nieuwe inschrijvingen' te staan.

Verklaring van de nummers in bovenstaande screenshot (rechtermuisknop biedt de mogelijkheid het screenshot groot op een nieuw tabblad te plaatsen):

1. Checkboxen via welke je personen die op de lijst staan kunt selecteren om daarna een actie op uit te voeren (zie 2). Via de bovenste checkbox kun je alle personen op de lijst in één keer allemaal selecteren of de-selecteren. 
2. Actie knoppen. De actie die je kiest wordt uitgevoerd op de via 1 geselecteerde personen:
   • Bevestigen: Je gaat de persoon als lid of vrijwilliger bevestigen. Als je hiervoor kiest, verschijnt een pop-up die je een aantal opties geeft:
     • A. Checkbox Lidmaatschappen: deze checkbox staat standaard uit wanneer de pop-up opent. Vink deze checkbox aan wanneer je de (geselecteerde) perso(o)nen direct een Lidmaatschap wil geven. Je krijgt dan een aantal zaken aangeboden die je moet invullen. Let op: je kunt ook later handmatig of in bulk een Lidmaatschap toekennen
     • B. Lidmaatschap(pen): hier kies je een lidmaatschap. In de drop-down die opent als je hier klikt, krijg je standaard alle Lidmaatschappen aangeboden die passend zijn voor de perso(o)n(en) die je hebt geselecteerd. Zodra je een Lidmaatschap hebt geselecteerd waarbij Inschrijfgeld is opgenomen, verschijnt er een checkbox die je aan moet vinken wanneer de persoon ook het Inschrijfgeld in rekening gebracht moet worden.
     • C. Toon alle actieve lidmaatschappen: als je hierop klikt, kun je daarna via B uit alle actieve lidmaatschappen die er zijn. Dus als je een persoon een lidmaatschap wil geven die niet standaard past bij zijn of haar leeftijd, kun je dat op deze manier regelen.
     • D. Start-/Einddatum: hier geef je op per welke datum het lidmaatschap moet ingaan en eindigen. Let op: de startdatum is niet wijzigbaar en is hier altijd de dag waarop je de actie uitvoert. De einddatum kun je wel wijzigen, maar kan ook blanco gelaten worden (het is vaak lastig bij het aangaan van het lidmaatschap te bepalen wanneer het eindigt). Als je hem wel vult (en hem nooit meer aanpast), eindigt het Lidmaatschap voor deze persoon automatisch op die dag.
     • E. Label als Proeflid: hier kun je aangeven dat het Lidmaatschap wordt aangegaan als Proeflidmaatschap. Tijdens de Proeflid periode wordt er nooit een factuur gestuurd.
     • F. Einddatum Proeflidmaatschap: Hier kun je een datum aangeven per wanneer het Proeflidmaatschap eindigt. Je kunt het ook blanco laten, dan loopt het Proeflidmaatschap door totdat je het handmatig beëindigd. Let op: vanaf de dag nadat het Proeflidmaatschap eindigt is het lid facturabel.
     • G. Checkbox teamselectie: Deze checkbox staat standaard uit wanneer de pop-up opent. Vink deze aan als je de perso(o)n(en) direct ook aan een team wil koppelen. Er openen dan een aantal velden die je dan moet invullen. Let op: om aan een team gekoppeld te worden, moet de persoon ook een Lidmaatschap hebben. Dus als A niet is aangevinkt en er via B geen Lidmaatschap is gekozen, zal het koppelen aan een team in een foutmelding resulteren.
     • H. Seizoen: kies via de drop down het seizoen waarin het team waar je de persoon aan wil koppelen moet zitten.
     • I. Team: geef via de drop-down het team aan waarin de persoon moet worden geplaatst. Standaard staat daar het team dat daar via de Wachtlijst als voorkeursteam zijn opgegeven. Ook als er geen voorkeursteam is aangegeven.
     • J. Rugnummer: hier kun je het rugnummer opgeven dat het nieuwe lid krijgt. Er zit geen enkele inhoudelijke controle op het nummer dat je invult.
     • K. Teamrol: hier geef je aan welke teamrol de persoon in het team krijgt. Wanneer hij/zij wedstrijden gaat spelen is het ivm het DWF belangrijk dat je de checkbox "Speler" aanvinkt.
     • L. Welkomstmail: door de checkbox aan te vinken en een template te kiezen, verstuur je bij opslaan direct een mail naar het nieuwe lid waarin je hem/haar welkom heet én een link geeft om een wachtwoord aan te maken zodat hij/zij kan inloggen in de app en MIJNomgeving (link moet dan wel opgenomen zijn in de template).
     • M. Opslaan of sluiten: via sluiten onderbreek je de actie. Er gebeurt verder niets. Door voor Opslaan te kiezen, sla je de gegevens op zoals je ze hebt vastgelegd.
   • Afwijzen: via deze actie-knop wijs je de persoon af als lid. Als je deze keuze maakt, krijg je een pop-up die je vraagt je keuze te bevestigen of de actie te annuleren. Wanneer je de actie bevestigt, worden de gegevens vernietigd en zijn dus niet meer te raadplegen.
   • Personen: door op een persoon te klikken, kom je op zijn Inschrijvingskaart:
     • N. Lidmaatschappen: Wanneer een persoon al lid is geweest en vanuit die status is terug gezet naar "Nieuwe inschrijving", zie je hier welk Lidmaatschap aan hem/haar gekoppeld is (als daar sprake van is). Dit veld zal in de meeste gevallen geen Lidmaatschappen vermelden.
     • O. Vrije velden: Alle informatie die via het Inschrijfformulier door het nieuwe lid is opgegeven en toehoort tot de door de vereniging zelf ingerichte vrije velden staat in deze sectie vermeld.  deze kunnen bewerkt worden via de "Bewerken-button" aan de rechterkant.
     • P. Persoonlijke gegevens: alle informatie die via het Inschrijfformulier zijn ingegeven als persoonlijke gegevens van het nieuwe lid zijn in deze sectie vermeld. Deze kunnen gewijzigd worden via de knop "Bewerken" (zie ook V).
     • R. PDF Formulier: hier vind je een link naar het PDF formulier waarop staat vermeld wat er op het inschrijfformulier is ingevuld. Dat document heeft het nieuwe lid ook ontvangen bij de bevestigende mail die hij/zij kreeg na het succesvol afronden van het inschrijfformulier.
     • S. Bevestigen: via de knop kun je het lid bevestigen. Je krijgt een pop-up met een aantal mogelijkheden. Die is gelijk aan de hierboven beschreven werking van de actie knop "Bevestigen" in het overzichtscherm van de Nieuwe inschrijvingen (A tot en met L).
     • T. Zet op Wachtlijst: via deze knop plaats je de nieuwe inschrijving op de Wachtlijst. Deze knop is enkel aanwezig als via instellingen is ingeregeld dat de vereniging met een Wachtlijst werkt. Via een pop-up wordt je gevraagd je keuze voor plaatsing op de Wachtlijst te bevestigen of annuleren. Als je bevestigt, verdwijnt de Nieuwe inschrijving uit de lijst en vindt je het nieuwe lid terug op de Wachtlijst.
     • U. Afwijzen: via deze knop wijs je de persoon af als lid. Als je deze keuze maakt, krijg je een pop-up die je vraagt je keuze te bevestigen of de actie te annuleren. Wanneer je de actie bevestigt, worden de gegevens vernietigd en zijn dus niet meer te raadplegen.
     • V. Bewerken: via deze knop kun je de gegevens van de nieuwe inschrijving bewerken. Er verschijnt een nieuw scherm:
       • W. Adres: Standaard gaat wijzigen van adres via de postcode. Wil je dat overrulen, dan zet je eerst het schuifje "Handmatig aanpassen" om.
       • X. Lidgegevens: Is alleen gevuld als persoon al lid is geweest en vanuit die status is terug gezet naar Nieuwe inschrijving.
       • Y. Een mailadres kan (net als een telefoonnummer) worden gewijzigd of toegevoegd.
       • Z. IBAN's: kunnen worden Toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Bij meerdere IBAN's kan de volgorde worden verschoven door met de cursor de 3 horizontale streepjes aan de linkerkant op te pakken. Het bovenste IBAN is het primaire IBAN.
       • AA. Annuleren-Opslaan: wijzigingen worden pas doorgevoerd als op Opslaan is gedrukt. Het kiezen voor één van beide knoppen, brengt je terug op de kaart van de nieuwe inschrijving.