Hoe registreer ik mijn nieuwe leden?

Wat heb je nodig? 

• Lees- en wijzigrechten tot de module Personen

Stap 1. Ontvangen van inschrijving

Nieuwe inschrijvingen kunnen op twee manieren geregistreerd worden. Je kunt handmatig een lid opvoeren via de module 'Personen' > 'Leden' door rechtsboven op 'persoon toevoegen' te klikken.
Of je ontvangt een nieuwe inschrijving via het online inschrijfformulier. Deze inschrijvingen komen binnen via 'Personen' > 'Nieuwe inschrijvingen'. Lees hier meer over het online inschrijfformulier. 

Lees hier hoe je een aanmelding vanuit het inschrijfformulier accepteert en verwerkt.

Stap 2. Opvoeren van gegevens

2.1 Persoonsgegevens

Bij het opvoeren van een lid dient hier de voornaam, voorletters, achternaam, geboortedatum en geslacht verplicht ingevuld te worden. Ook kan je hier een bondsnummer invullen als je deze hebt ontvangen van het lid als zij/hij al eens eerder lid is geweest bij de KNHB. 

2.2 Lid gegevens

Wil je dat het lid een bondslid wordt? Vink dan ook 'spelend lid' aan onder het vak 'Lid gegevens'. Als een lid spelend lid wordt, dan kan er na het opslaan van de gegevens ook een bondslidmaatschap geselecteerd worden. Let op: dit is het enige moment dat u het bondsnummer kan invullen. Dit kan je op een later moment niet meer doen. Het systeem zal dan automatisch een nieuw bondsnummer toekennen.

In LISA X is de mogelijkheid om een actief inlogaccount af te dwingen bij leden die niet voldoen aan de eisen om in te mogen loggen. Normaliter is het inloggen alleen weggelegd voor actieve leden, proefleden en geen-leden, maar door dit vinkje aan te zetten kan je ook leden op de wachtlijst of oud-leden toegang geven tot de app en LISATeam.

Ook is er een mogelijkheid om zelf te markeren of een lid vrijwilliger is door middel van het dropdownmenu. Je kunt hier zelf een keuze maken (wel markeren als vrijwilliger of juist markeren als geen-vrijwilliger), of het systeem laten bepalen of iemand vrijwilliger is op basis van een rol of label die je aan het lid hebt toegekend. Dit kan je bijvoorbeeld laten doen indien je een label toekent aan een lid waaruit blijkt dat hij/zij coach is.

2.3 Financieel

Hier kun je de financiële gegevens invullen die gebruikt worden voor het betalen van de contributie.
Wil je incasseren bij de leden? Zorg er dan voor dat het vinkje 'automatische incasso toestaan' altijd aanstaat. Wanneer dit uitstaat, is incasseren niet mogelijk. Er wordt dan een IDEAL betaling gestuurd. Je kunt hier ook selecteren in hoeveel termijnen het lid wil betalen, als dat van toepassing is. De instellingen voor de termijnen vind je via 'Instellingen' > 'Termijnen'.

Nadat je alle gegevens hebt ingevuld, kun je deze opslaan door boven- of onderaan de pagina op 'Opslaan' te klikken.

2.4 Adres
Wanneer je de postcode en het huisnummer invult, herkent het systeem automatisch de straatnaam en woonplaats. Deze worden direct voor je ingevuld. Herkent het systeem niets, of kloppen de ingevulde gegevens niet? Klik dan op het schuifje 'handmatig aanpassen'. Zo kun je de velden zelf bewerken.

2.5 E-mail en telefoonnummer
Bij deze velden kun je per adres aangeven of deze openbaar zijn of niet door het schuifknopje naast het oogje te gebruiken. Als deze op niet openbaar staat, zijn ze niet zichtbaar voor andere leden in de app of LISATeam. Ook kun je per mailadres aangeven welke het lid wil gebruiken voor facturatie. De facturatie-e-mails worden dan alleen naar dat mailadres gestuurd.

Lees hier artikelen over het vullen van de lidkaart met verschillende gegevens.

Stap 3. Toewijzen van een lidmaatschap

Zodra het lid is geregistreerd, dient hij/zij ook een lidmaatschap te ontvangen. Klik op 'lidmaatschap toewijzen'. 

Dit kan een clublidmaatschap zijn of een bondslidmaatschap. Bij alleen een clublidmaatschap wordt het lid geen lid bij de KNHB en ontvangt dus geen bondsnummer (mits zij al eens eerder lid zijn geweest ergens). Denk hierbij aan leden die een blessure hebben, maar nog wel lid willen blijven van de club. Bij een bondslidmaatschap worden ze actief bij de bond, ontvangen ze een bondsnummer en zullen ze zich kunnen inschrijven voor toernooien en competities. Ook betalen jullie voor deze leden bondsafdracht. Lees hier meer over de verschillende type spelers.

Let op: er worden in eerste instantie alleen lidmaatschappen getoond die passen binnen het leeftijdsbereik van het lid. Wil je een lidmaatschap toewijzen tot en met 11 jaar? Als het lid 12 is, dan wordt het lidmaatschap dus niet zichtbaar. Wil je het dan toch toewijzen? Selecteer dan 'toon alle actieve lidmaatschappen'

Ook kan je hier een lid markeren als proeflid. Lees hier hoe.

Stap 4. Versturen van welkomstmail

Zodra nieuwe leden na stap één goed in het systeem staan, kun je ook de welkomstmail gaan versturen.

Selecteer de onderstaande knop en kies 'verstuur welkomstmail'

Kies nu voor het template 'Persoon - Welkomstmail' 

De inhoud van de template is zelf aan te passen, dit kun je doen via 'Communicatie' > 'Templates'.

Meer informatie over het opmaken en versturen van de templates? Lees hier meer!

Stap 5. Het uitnodigen van de leden voor de ClubApp en/of clubsite

Ook via de bovenstaande knop naast de profielfoto kun je de optie 'verstuur wachtwoord' gebruiken. Zij ontvangen dan een link die hen doorstuurt om een wachtwoord te maken. De inhoud van deze e-mail is zelf in te stellen via 'Communicatie' > 'Templates'.

De leden kunnen ook  zelf een wachtwoord aanmaken door in de App of via de website inlog te kiezen voor de 'Wachtwoord vergeten'-optie. Ze krijgen na het invoeren van hun bonds- of clublidnummer dan een e-mail waarmee ze het wachtwoord zelf kunnen instellen. Deze informatie zou je ook kunnen verwerken in de welkomstmail.

Hierna is het nieuwe lid geregistreerd! Wil je meer weten over het aanmelden en afmelden van leden? Lees dan onze andere artikelen in onze supportomgeving.